Tietosuojakäytäntö

Me Oy AJ-Tuotteet Ab:lla (“AJ”) pyrimme luomaan aina pitkäaikaisia asiakassuhteita asiakasyritystemme ja niissä työskentelevien kanssa. Sama koskee myös meiltä suoraan tilaavia yksityisasiakkaita. Asiakkaamme ovat meille ensiarvoisen tärkeitä, ja siksi käsittelemme henkilötietoa erityisen huolellisesti ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Jos haluat tietää kuinka ja miksi keräämme ja käytämme henkilötietoja, tutustu alla olevaan tietosuojakäytäntöömme. Voit myös lukea alta myös siitä, kuinka voit pyytää, muuttaa tai vaatia tietojesi poistoa.

Tavoitteemme on, että prosessimme ja IT-järjestelmämme ovat Suomen tietosuojalainsäädännön (kuten Tietosuojalain (5.12.2018/1050)) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), joka astui voimaan 25. toukokuuta 2018, mukaisia.

Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi

Oy AJ-Tuotteet Ab ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Yhteystiedot ja henkilötiedot

Asiakastiedot - mitä tietoja keräämme ja miksi niitä kerätään?

Kun ostat meiltä tuotteita yrityksesi yhteyshenkilönä tai yksityishenkilönä, ilmoitat meille henkilötietojasi kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Kuluttaja/yksityishenkilö ilmoittaa usein myös kotiosoitteensa.

AJ käyttää tietoja taatakseen sinulle hyvän asiakaskokemuksen koko tilaus- ja myyntiketjun ajaksi: valikoimamme esittelyn, tilaamisen, toimituksen ja mahdollisen reklamaation/takuun yhteydessä sekä valikoimamme ja IT-prosessien kehittämisen yhteydessä.

Yhteydenpidossa kanssasi tallennamme yhteydenpidon tiedot. Yhteydenpito voi tapahtua puhelimitse, sähköpostitse, chat-palvelun kautta, kirjeitse, henkilökohtaisissa tapaamisissa ja digitaalisten medioiden kautta. Syy tietojen tallentamiseen on se, että voimme seurata asiakastapahtumia ja reklamaatioita sekä myös käsitellä kaikkia asioitasi sinä aikana, kun olet asiakkaamme. Näihin kuuluvat siten myös kysymykset liittyen ostoksiin/tilauksiin, reklamaatioihin, takuuasioihin ja muihin valituksiin/palautteisiin, jotka tuot esille.

Vastuu

Tietojen keräys ja säilytys

Mitä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen ja kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tarkoitus: Sopimuksen täytäntöönpano

1. Lain käsittelyperuste

Tarvitsemme henkilötietoja, jotta voimme solmia kanssasi sopimuksen ja sen myötä täyttää velvollisuutemme ja sitoumuksemme sopimuksen mukaisesti, kuten alla luetellaan. Henkilötietojen keräämisen laillisena käsittelyperusteena on sopimuksen täytäntöönpano.

2. Tarkoitus

Meillä on tarve käsitellä henkilötietoja tilauksen ja toimituksen yhteydessä (sisältäen tiedotteet ja yhteydenpidot toimitukseen liittyen) täyttääksemme velvollisuutemme ostosopimuksen mukaisesti.Joissakin tapauksissa käsittelemme myös reklamaatio- ja takuuasioita, jolloin myös keräämme ja käsittelemme henkilötietoja. Lisäksi henkilötietoja käsitellään lisäpalveluiden muodossa esimerkiksi asennuspalvelua varatessa, toimituksissa ja kotiinkuljetuksissa. Huomaa, että kaikki yllä olevat tarkoitukset vaativat erillistä henkilötietojen käsittelyä.

3. Henkilötiedot
Henkilötiedot, joita käsitellään sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, ovat:

• nimi,
• sähköposti,
• osoite,
• puhelinnumero
• maksutiedot ja
• tuotteitamme ja palvelujamme koskeva yhteydenpito kanssamme

4. Säilytysaika
Tietoja säilytetään ja käsitellään sillä käsittelyperusteella, että kyseessä on sitova sopimus.

Yritys- ja asiakastietojen säilytysaika riippuu siitä, kuinka usein asiakkaamme ostavat meiltä sekä tuotteiden takuuajasta. Riippuen siitä, minkä tuotteen ostit meiltä, säilytysaika voi vaihdella seitsemän (7) ja kolmenkymmenen (30) vuoden välillä.

Kun takuuaika on loppu, henkilötietoja säilytetään enintään kaksitoista (12) kuukautta, jonka jälkeen ne anonymisoidaan. Anonymisointi suoritetaan kuukausittain. Henkilö- ja asiakastiedot, jotka ovat vanhempia kuin kaksitoista (12) kuukautta ja joissa on avoin saldo, säilytetään alkuperäisessä muodossaan ja anonymisointi arvioidaan uudelleen kuukausittain.

Yksityishenkilöiden tietojen säilytysaika perustuu sitoumukseemme sinua kohtaan kuluttajana. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun tilaus on saatettu loppuun, se on toimitettu, maksettu ja kun takuuaika on loppunut. Jos tiedot on anonymisoitu, niitä ei enää voi identifioida eivätkä ne siten enää ole henkilötietoja.

Käsittelemme kuitenkin henkilötietoja niin kauan kuin vaaditaan minkä tahansa reklamaation tai takuuasian käsittelyyn, tai pitempään, jos se on tarpeen tällaisen prosessin hallinnassa. Digitaaliset kanaviemme kautta tapahtunut viestintä tallennetaan toistaiseksi.

Tarkoitus: Asiakasprofiilin luominen

• nimi,
• sähköpostiosoite,
• puhelinnumero
• henkilötunnus (jos yksityinen elinkeinonharjoittaja) ja
• tuotteitamme ja palvelujamme koskeva yhteydenpito kanssamme

4. Säilytysaika
AJ käsittelee henkilötietoja, joita vaaditaan asiakasprofiilin ylläpitämisessä niin kauan kuin olet asiakas, sinulla on auki olevia asioita kanssamme (esimerkiksi takuuasioita tai reklamaatioita) tai käytät digitaalisia palveluitamme. Sen jälkeen käsittelemme henkilötietoja samasta syystä kuin yllä kahdentoista (12) kuukauden ajan. Tämän jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan. Anynomisointi suoritetaan kuukausittain. Digitaaliset kanaviemme kautta tapahtunut viestintä tallennetaan toistaiseksi.

Tarkoitus: Uutiskirjeen lähettäminen

• etunimi
• sukunimi
• sähköpostiosoite

3. Säilytysaika
AJ käsittelee vaadittua henkilötietoa uutiskirjeiden lähettämisessä, kunnes päätät poistua postituslistalta. Voit aina poistua postituslistalta klikkaamalla sähköpostin alaviitteessä olevaa linkkiä.

Tarkoitus: Personoitu tarjous

1. Lain käsittelyperuste
Vastataksemme asiakkaidemme toivomuksiin asianmukaisen ja personoidun markkinointijakelun ja -kampanjoiden vastaanottamiseen kanavissamme ja IT-järjestelmissämme, käsittelemme alla lueteltuja henkilötietoja. Tämän henkilötietojen keruun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai tarpeellisin osin suostumus. AJ viestii sinulle ajankohtaisia tietoja ja kiinnostavia etuja.

2. Tarkoitus
Käsittelemme osaa henkilötiedoistasi personoidaksemme tarjouksia sinulle sekä esitelläksemme asianmukaista valikoimaa ja tuotesuosituksia, räätälöityä inspiraatiota, kustomoituja uutisia sekä muita personoituja aktiviteetteja esimerkiksi kuvastojakelun yhteydessä. Kerromme personoinnista aina keräämisen yhteydessä ja tiedustelemme tarvittaessa lupaa siihen.

3. Henkilötiedot
Henkilötiedot, joita käsitellään ovat:

• nimi
• käyttäjätunnus,
• yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero),
• asuinpaikka tai yritys,
• ostohistoria,
• osto- ja käyttäjägeneroidut tiedot (esimerkiksi klikkaus- ja vierailuhistoria) sivustoltamme (lisätietoa evästeiden käytöstä ja tarvittavat lupapyynnöt löydät verkkosivuiltamme) ja
• muut preferenssit, jotka olet määritellyt.

Tarkoitus: Kampanjat, jotka pohjautuvat digitaaliseen kanssakäymiseen

1. Tarkoitus ja lain käsittelyperusta
Tarjoamme sinulle personoituja tarjouksia ja inspiraatiota perustuen siihen, mihin olet osoittanut mielenkiintoa AJ:n verkkosivuilla tai meidän muissa kanavissamme. Olet hyväksynyt tämänlaisen tietojen käsittelyn, jos olet hyväksynyt kaikki evästeemme ja hyväksynyt evästeidemme käytön. Lisätietoa siitä, miten voit kieltäytyä evästeistä, löydät verkkosivuiltamme evästeiden käyttöä koskien ajtuotteet.fi/evasteiden-kaytto.

2. Henkilötiedot

• Käyttäjien tuottama sisältö (kuten klikkaus- ja vierailuhistoria) verkkosivuiltamme.

3. Säilytysaika
Lisätietoa evästeistä ja tietojen säilytysajasta löytyy verkkosivuiltamme kohdassa ajtuotteet.fi/evasteiden-kaytto.

Tarkoitus: AJ:n palveluiden arviointi, kehitys ja parannus

• Kirjeenvaihto ja palaute koskien palveluitamme, tuotteitamme ja asiakaspalveluamme.

4. Säilytysaika
Tässä kappaleessa kuvattuun tarkoitukseen kerättävää tietoa säilytetään samalla tavoin kuin vastaavissa tiedonkäsittelyä koskevissa erillisissä kappaleissa on tässä selosteessa määritelty. Siitä hetkestä lähtien, kun henkilötiedot tallennettiin ensimmäisen kerran lokiin, tietoja säilytetään vianmääritykseen ja tapahtumiin reagoimiseksi kolmentoista (13) kuukauden ajan.

Sinun oikeutesi, kun käsittelemme henkilötietojasi

Sinulla on useita lakiperusteisia oikeuksia, kun käsittelemme henkilötietojasi. Näitä ovat esimerkiksi oikeus päästä käsiksi kaikkeen henkilötietoon, mitä me käsittelemme sinusta (otos), oikeus vaatia väärien tietojen oikaisua ja (rajattu) oikeus vaatia henkilötietojen poistamista.

Oikeutesi ovat:
i. Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
ii. Oikeus päästä tietoihin
iii. Oikeus tietojen oikaisuun
iv. Oikeus saada tiedot poistetuksi
v. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
vi. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
vii. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
viii. Oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle

Alta löydät yhteenvedon keskeisimmistä oikeuksistasi. Jos haluat lukea lisää oikeuksistasi, löydät kattavan tiedon täältä: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Yksityisyytesi on ensiarvoisen tärkeää meille. Siksi AJ:lle on tärkeää, että henkilötietojesi käsittely on täysin läpinäkyvää. Meille on tärkeää, että sinulla on pääsy siihen tietoon, mitä meillä on sinusta. Jos haluat tietää tiedoista yksityiskohtaisemmin, voit pyytää otoksen rekisteristämme. Voit tehdä tämän helposti täyttämällä alla olevan lomakkeen.

Varmistaaksemme, että annamme tiedot oikealle henkilölle ja ettemme anna henkilötietojasi jollekin toiselle, meidän pitää saada todiste siitä, että juuri sinä olet pyytänyt tietoja. Käsitelläksemme pyyntösi, lähetämme sinulle tietoa siitä, miten sinun tulee identifioida itsesi, kun lähetät pyyntölomakkeen verkkosivujemme kautta.

Voit myös pyytää asiakastietojesi poistamista (oikeus poistaa tiedot) ja niiden oikaisemista, ellei esimerkiksi pakottavasta lainsäädännöstä seuraa tietojensäilytystä koskevaa säilytysvelvoitetta Suoritamme yritysasiakkaidemme yhteystietojen tarkistuksen ja anonymisoinnin neljän (4) vuoden jälkeen, jollei tapahtumia ole rekisteröity viimeisen neljän (4) vuoden aikana. Yksityishenkilöiden, eli kuluttajien, tiedot seuraavat samaa anonymisointiprosessia, mikäli kaikki meidän ja asiakkaan velvollisuudet on suoritettu.

Voit helposti pyytää tietojen poistamista täyttämällä alla olevan lomakkeen. Vastaamme sinulle ja lähetämme lisätietoa siitä, miten sinun tulee identifioida itsesi, jotta voimme käsitellä pyyntösi.

Ole hyvä ja mene omille asiakassivuillesi verkkosivuillamme, ole meihin yhteydessä uutiskirjeen kautta tai soita asiakaspalveluumme 010 32 888 50, jos haluat vaihtaa tai korjata asiakastietojasi tai poistaa itsesi markkinointiviestinnästämme kuten uutiskirjeistä ja kuvastojakelusta.

Olet aina oikeutettu tekemään ilmoituksen henkilötietojemme käsittelystä Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Toivomme, että olet ensin suoraan yhteydessä meihin, jotta voimme vastata kysymyksiisi ja ratkaista mahdolliset ongelmasi. Ole meihin yhteydessä sähköpostitse info@ajtuotteet.fi.

Kuinka henkilötietosi suojataan?

Käytämme IT-järjestelmiä suojaamaan ja varmistamaan asiakastietojen salassapitoa, tietosuojaa ja käyttöoikeuksia. Organisaatiossamme ainoastaan ne henkilöt, joiden tarvitsee käsitellä henkilötietojasi voidakseen täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan asiakkaana, saavat käsitellä henkilötietojasi.

Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi?

1. Henkilötietojen käsittelijät

Tapauksissa, joissa meidän on palvelujemme tarjoamisen kannalta tarpeellista, luovutamme henkilötietojasi toisille yrityksille. Henkilötietojen käsittelijä on yritys, joka käsittelee henkilötietoja puolestamme antamiemme ohjeiden mukaan.

Meillä on henkilötietojen käsittelijöitä, jotka auttavat meitä:

1) Kuljetuksissa (logistiikkayritykset ja huolitsijat).
2) Maksuratkaisuissa (korttitapahtumien vastaanottajat, pankit ja muut maksupalvelut).
3) Markkinoinnissa (painatus ja jakelu, hakukoneet, sosiaaliset mediat, digitaaliset mainosverkostot, media- tai mainostoimistot).
4) IT-palveluissa (välttämättömästä toiminnasta huolehtivat yritykset, tekninen tuki ja IT-ratkaisujemme ylläpito).

Kun henkilötietojasi luovutetaan henkilötietojen käsittelijälle, niitä käytetään vain siihen tarkoitukseen, jonka vuoksi me olemme keränneet tietoja. Valvomme kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittelijät pystyvät antamaan riittävät takuut koskien henkilötietojen turvallisuutta ja salassapitoa.

Meillä on kirjalliset sopimukset kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa. Sopimuksissa he takaavat käsiteltävien henkilötietojen turvallisuuden, ja että he noudattavat kansainvälisiä henkilötietojen luovuttamista koskevia vaatimuksia.

2. Yritykset, jotka ovat itsenäisesti vastuussa henkilötiedoista

Luovutamme myös henkilötietojasi tietyille yrityksille, jotka ovat itsenäisesti vastuussa henkilötiedoista. Itsenäisesti henkilötiedoista vastaava yritys tarkoittaa, ettemme määrää, miten yritykselle luovutettuja tietoja käsitellään.

Itsenäisiä henkilötiedoista vastaavia ovat:
i) Valtion viranomaiset (poliisi, verovirasto ja muut viranomaiset), jos se on velvollisuutemme lain mukaan tai jos epäillään rikosta.
ii) Yritykset, jotka huolehtivat tavallisista tavarakuljetuksista (logistiikkayritykset ja huolitsijat).
iii) Yritykset, jotka tarjoavat maksuratkaisuja (korttitapahtumien vastaanottajat, pankit ja muut maksupalvelut).

Kun henkilötietojasi luovutetaan yritykselle, joka on itsenäisesti vastuussa henkilötiedoista, sovelletaan kyseessä olevan yrityksen tietosuojakäytäntöä ja henkilötietojen käsittelyprosesseja.

Missä käsittelemme henkilötietojasi?

Pyrimme aina siihen, että asiakastietojasi käsitellään EU-/ETA-maissa. Kaikki omat IT-järjestelmämme sijaitsevat EU-/ETA-maissa.
Järjestelmätuen, huollon ja kehittämisen yhteydessä voimme luovuttaa tietoja EU-/ETA-maiden ulkopuolisille maille, esimerkiksi jos jaamme asiakastietoja henkilötietojen käsittelijälle, joka joko itse tai alihankkijan kautta, sijaitsee EU-/ETA-maiden ulkopuolella tai säilyttää tietoja siellä. Henkilötietojen käsittelijä saa siinä tapauksessa käyttöön vain ne tiedot, joita tarvitaan kyseisen asian käsittelyssä.

Riippumatta siitä, missä maassa asiakastietojasi käsitellään, me huolehdimme kaikista kohtuullisista juridisista, teknisistä ja organisatorisista seikoista varmistaaksemme, että turvallisuustaso on sama kuin EU-/ETA-maissa. Vaadimme, sopimustemme kautta, että henkilötietojen käsittelijät noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja -säädöksiä, kuten GDPR-asetusta ja kansallisia tietosuojalainsäädäntöjä. Lisäksi vaadimme, ettei tietoja siirretä maahan, joka sijaitsee EU-/ETA-maiden ulkopuolella, ellei ole sopimusta, tarpeellista suojatasoa tai sitovia säännöksiä henkilötietojen suojelemiseksi.

Viimeisin versio tietosuojakäytännöstä on pysyvästi saatavilla verkkosivuiltamme www.ajtuotteet.fi.

Tietoa verkkosivustosta ajtuotteet.fi

Tämä tieto koskee vain tätä verkkosivustoa eikä kolmannen osapuolen omistamia verkkosivustoja. Verkkosivustollamme olevilla linkeillä, joiden kautta voit siirtyä toiseen verkkosivustoon, on omat tietosuojakäytäntönsä. Koska AJ ei valvo linkitettyjä sivustoja, emme sen vuoksi voi olla vastuussa niiden sisällöstä. Sen vuoksi sinun on luettava kyseisen sivuston tietosuojakäytäntö.

Oy AJ-Tuotteet Ab ilmoittaa aina ajantasaiset tiedot yritysvastuiden täyttämisestä Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -sivustolla koskien mm. verovastuiden, eläkevastuiden ja vastuuvakuutuksen hoitamista. Luottoluokituksemme voi tarkistaa Luotettava Kumppani -sivustolta tai muista luottoluokitusta tarjoavista lähteistä. Olemme Kaupan Liiton ja Kauppakamarin jäsenyritys. Avoimen viestintämme ansiosta voit asiakkaana tuntea olosi turvalliseksi.

Tietoa javascript-koodista osoitteessa ajtuotteet.fi

Verkkosivustomme ajtuotteet.fi sisältää javascriptiä, joka on koodaustekniikka. Sitä käytetään, jotta sinä käyttäjänä voit kokea verkkosivustomme mahdollisimman toimivaksi ja yksinkertaiseksi. Javascriptiä tarvitaan lyhyesti sanottuna siihen, että kuvat näkyvät oikealla tavalla ja että valikot, lomakkeet ja sisäänkirjautuminen omille sivuille sujuvat ongelmitta. Lisäksi sen avulla voidaan lajitella ja jakaa tietoja.

Tietoa evästeistä osoitteessa ajtuotteet.fi

Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka sisältävät pieniä määriä tietoja ja jotka tallennetaan suostumuksellasi tietokoneellesi. Evästeet eivät normaalisti sisällä henkilötietoja, mutta voivat tehdä niin tietyissä tapauksissa. Ole hyvä ja tutustu verkkosivustomme evästeiden käyttöön osoitteessa ajtuotteet.fi/evasteiden-kaytto.