GDPR – näitä tarvitset ennen asetuksen voimaantuloa

EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.2018. Uusi tietosuoja-asetus parantaa yksityisyydensuojaa ja tiukentaa yritysten määräyksiä henkilötietojen säilyttämisen, hallinnan ja käytön suhteen. Mitä GDPR tarkoittaa? Tästä artikkelista saat perustiedot uudesta tietosuoja-asetuksesta ja vinkit tuotteista, joita saatatte tarvita, kun yrityksessänne otetaan uudet toimintamallit käyttöön.
 
Mikä ihmeen GDPR?
GDPR (General Data Protection Regulation) on EU:n uusi, 25.5.2018 voimaan astuva tietosuoja-asetus, joka parantaa yksilönsuojaa EU:n sisällä. Uusi asetus korvaa aikaisemman tietosuojadirektiivin 95/94EG (PUL) ja se koskee kaikkia yrityksiä, kaikilta aloilta. Uusi asetus vahvistaa yksityisyydensuojaa ja parantaa yksilön oikeuksia koskien hänestä kerättyjä tietoja. Tämä vaatii yrityksiltä täyttä avoimuutta yksilön tietojen suhteen, oli sitten kyseessä henkilökunnan jäsen tai asiakas.

Mikä lasketaan henkilötiedoiksi?
Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, jotka suoraan tai epäsuoraan liittyvät luonnolliseen henkilöön. Esimerkiksi nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kuvat, IP-osoite tai mobiilitunnukset ovat kaikki henkilökohtaisia tietoja. Tietosuoja-asetuksen perusteella kaiken henkilökohtaisen ja arkaluontoisen tiedon säilyttäminen ja käsittely tulee olla lainmukaista, asianmukaista ja avoimesti kyseisen henkilön saatavilla.

GDPR koskee henkilön kaikkia tietoja, huolimatta tiedon säilytysmuodosta. Asetus ottaa huomioon yhtä lailla sähköiset tallennusjärjestelmät kuin paperiarkistotkin. Paperit, arkistot, CD-romit ja muistitikut tulee kaikki säilyttää turvallisesti esimerkiksi turvakaapissa ja arkaluontoinen tieto, jota ei ole tarve enää säilyttää, on syytä tuhota asianmukaisesti esimerkiksi silppurilla. Alla on lista tuotteista, joista saattaa olla apua, kun on tarve miettiä arkistointia ja arkistojen tuhoamista uuden lain mukaisella tavalla.