Näin onnistut hybridikokouksissa

Hybridikokouksiin voi osallistua mistä vaan, mutta se on kokousmuotona haasteellinen, koska eri osallistujat osallistuvat kokoukseen eri tavoin. Jotta viestintä osallistujien välillä toimisi, on hyvä miettiä muutamaa käytännön asiaa.

1. Kokouksessa on - kuten muutenkin - hyvä olla agenda, joka lähetetään kokouskutsussa etukäteen. Tällä tavalla kaikki osallistujat voivat valmistautua kokoukseen kunnolla.

2. Kaikki osallistujat kannattaa esitellä kokouksen alussa.

3. On hyvä varmistaa etukäteen, että tekniikka toimii. Jos osallistujien pitää ladata ohjelma tai luoda tili etukäteen, se kannattaa mainita kokouskutsussa.

4. Kokouskutsussa tai viimeistään kokouksen alussa on hyvä käydä läpi, mitä kokoukselta odotetaan, miten puheenvuorot jakaantuvat ja miten puheenvuoroa voi pyytää.

5. Kokous kannattaa koordinoida ja moderoida niin, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus osallistua kokoukseen esteittä. Kaikilla pitää olla mahdollisuus pyytää puheenvuoroa kokouksen aikana.

6. Chat-toiminto, jota kokouksen puheenjohtaja tai muu määrätty henkilö seuraa, on kätevä. Näin mahdollisiin kysymyksiin voidaan vastata kokouksen aikana eikä kysymyksen esittäjän tarvitse keskeyttää puhujaa.

Teknisten ratkaisujen lisäksi on hyvä huomioida myös seuraavia asioita. Osallistujilla tulee olla mahdollisuus osallistua kokoukseen tasavertaisesti. Heidän pitää esimerkiksi pystyä pyytämään puheenvuoroa kokouksen aikana ja on hyvä, jos osallistujat tietävät heti kokouksen alusta alkaen mitä käytäntöä tähän sovelletaan. Hybridikokouksissa on siten hyvä olla selkeä rakenne sekä ennalta määrätyt, mielellään toistuvat rutiinit.

Digitaalisten kokousten haasteena on myös se, että niihin on vaikea keskittyä 30-40 minuuttia enempää kerrallaan, koska aivojen on käsiteltävä niin paljon enemmän vaikutelmia kuin kasvotusten järjestettävässä kokouksessa. Siksi taukojen lisääminen kokousohjelmaan on tärkeää.