- AJ Tuotteet
- Blogit
- Työympäristö
- Miten toimistotila vaikuttaa työntekijän hyvinvointiin?
Miten toimistotila vaikuttaa hyvinvointiin? Tutkija paljastaa keskeiset tekijät
Oma työhuone, avotoimisto vai monitilatoimisto? Se, miten työskentelemme ja missä istumme, vaikuttaa siihen, miltä meistä tuntuu ja miten suoriudumme. Työ- ja organisaatiopsykologian tohtori Aram Seddigh on tutkinut, miten erilaiset toimistotyypit vaikuttavat stressiin ja suorituskykyyn. Hänen johtopäätöksensä on selkeä: huonosti suunniteltu työympäristö voi maksaa enemmän kuin uskotkaan.
Suorituskyky yhdistetään usein johtamiseen ja organisaatiokulttuuriin. Seinät, etäisyydet, neliöt ja kalustus jäävät harvemmin huomion keskipisteeseen – vaikka ne vaikuttavat päivittäiseen työskentelyymme.
Aram Seddigh on työ- ja organisaatiopsykologian tohtori, laillistettu psykologi ja toiminut Stressitutkimuslaitoksessa. Nykyään hän toimii WeOffice-yrityksen toimitusjohtajana sekä työympäristöihin erikoistuneena asiantuntijana.
– Huonosti suunniteltu tila heikentää organisaation kykyä saavuttaa tavoitteensa, vaikka johtaminen ja kulttuuri olisivat kunnossa, hän toteaa.
Aram Seddigh on työ- ja organisaatiopsykologian tohtori, laillistettu psykologi ja toiminut Stressitutkimuslaitoksessa. Nykyään hän toimii WeOffice-yrityksen toimitusjohtajana sekä työympäristöihin erikoistuneena asiantuntijana.
– Huonosti suunniteltu tila heikentää organisaation kykyä saavuttaa tavoitteensa, vaikka johtaminen ja kulttuuri olisivat kunnossa, hän toteaa.
Miten toimistoympäristö vaikuttaa työpäivään
Vuonna 2015 julkaistussa väitöskirjassaan Aram Seddigh tutki, miten erilaiset toimistotyypit ja työskentelytavat vaikuttavat työntekijöiden terveyteen ja tuottavuuteen. Tutkimuksessa seurattiin yli tuhatta henkilöä erilaisissa työympäristöissä, omista työhuoneista suuriin avotoimistoihin ja joustaviin monitilatoimistoihin. Tulokset olivat selkeitä – erityisesti häiriötekijöiden ja kognitiivisen kuormituksen osalta.
– Mitä suuremmiksi avotoimistot kasvoivat, sitä enemmän häiriöitä syntyi ja sitä heikommaksi työntekijöiden suoriutuminen heikkeni. Yhdessä kokeessa osallistujat suorittivat keskittymistä vaativan työmuistitestin omassa työympäristössään. Tulokset olivat johdonmukaisia: mitä suurempi avotila, sitä vaikeampaa oli saavuttaa hyviä tuloksia.
– Kun vertasimme tuloksia omissa työhuoneissa työskenteleviin, havaitsimme heidän suoriutuvan yhtä heikosti tavanomaisissa työolosuhteissa. Tämän uskotaan johtuvan avoimista ovista ja kollegoiden keskeytyksistä. Keskittymisen edellytykset on siis luotava aktiivisesti – myös omissa työhuoneissa.
– Mitä suuremmiksi avotoimistot kasvoivat, sitä enemmän häiriöitä syntyi ja sitä heikommaksi työntekijöiden suoriutuminen heikkeni. Yhdessä kokeessa osallistujat suorittivat keskittymistä vaativan työmuistitestin omassa työympäristössään. Tulokset olivat johdonmukaisia: mitä suurempi avotila, sitä vaikeampaa oli saavuttaa hyviä tuloksia.
– Kun vertasimme tuloksia omissa työhuoneissa työskenteleviin, havaitsimme heidän suoriutuvan yhtä heikosti tavanomaisissa työolosuhteissa. Tämän uskotaan johtuvan avoimista ovista ja kollegoiden keskeytyksistä. Keskittymisen edellytykset on siis luotava aktiivisesti – myös omissa työhuoneissa.
Kun toimistoympäristö suunnitellaan huolella – oli kyse sitten omista työhuoneista, avoimista tiloista tai niiden yhdistelmästä – se luo hyvät edellytykset sekä keskittymiselle että hyvinvoinnille työarjessa. Omassa työhuoneessa esimerkiksi suuret verhot voivat tarjota näkösuojaa ja samalla viestiä, oletko tavoitettavissa vai haluatko työskennellä rauhassa.
Avoimessa toimistoympäristössä, jossa on erilaisia työskentelyalueita, sermit ovat helppo tapa sekä vaimentaa ääntä että luoda tilaa tilan sisään. Näin yhteinen ja itsenäinen työskentely onnistuvat samanaikaisesti – vähemmillä häiriötekijöillä.
Keskeiset kysymykset toimivan toimiston suunnitteluun
Aram Seddighin mukaan organisaatiot lähtevät usein liikkeelle väärästä kohdasta, kun toimistoa uudistetaan.
– Ratkaisuihin hypätään liian nopeasti. Lähdetään liikkeelle nykytilanteesta, lasketaan käytettävissä oleva pinta-ala ja henkilöstön määrä – ja tehdään päätökset sen pohjalta.
Sen sijaan hän nostaa esiin neljä peruskysymystä, jotka tulisi ratkaista, jotta toimisto toimii:
– Ratkaisuihin hypätään liian nopeasti. Lähdetään liikkeelle nykytilanteesta, lasketaan käytettävissä oleva pinta-ala ja henkilöstön määrä – ja tehdään päätökset sen pohjalta.
Sen sijaan hän nostaa esiin neljä peruskysymystä, jotka tulisi ratkaista, jotta toimisto toimii:
- onko tila oikean kokoinen
- onko tiloissa riittävästi erilaisia työskentelyvaihtoehtoja
- tukeeko suunnittelu haluttua yhteistyötä
- ja voiko tilaa todella käyttää suunnitellulla tavalla
Ensimmäinen kysymys koskee mitoitusta:
– Jos tilantarve aliarvioidaan, tilasta tulee liian ahdas, mikä saa ihmiset välttämään sitä. Jos taas se yliarvioidaan, tilasta tulee autio ja tyhjä – ja sillä on myös taloudellisia vaikutuksia.
Pelkkä oikea neliömäärä ei kuitenkaan ratkaise kaikkea. Olennaista on, mihin tilaa todellisuudessa käytetään. Osa työtehtävistä vaatii rauhallista keskittymistä, kun taas toiset perustuvat keskusteluun ja yhteiseen ongelmanratkaisuun. Jos työympäristö ei mahdollista siirtymistä näiden työskentelytapojen välillä, syntyy kitkaa.
– On nostettava katse ja kehitettävä harkittu työympäristöstrategia, jossa huomioidaan kaikki tarpeet ja organisaation lähtökohdat.
Strategia ei koske vain tilaa, vaan myös ihmisten välistä yhteistyötä. Kenen täytyy työskennellä tiiviisti yhdessä? Kenen taas on voitava sulkeutua rauhassa työskentelemään? Fyysisen ympäristön on toimittava yhdessä digitaalisten työkalujen ja organisaation työtapojen kanssa.
Elämmekö kuten opetamme? AJ:n Halmstadin pääkonttorissa olemme rakentaneet tilat tukemaan erilaisia tapoja tehdä työtä. Meillä on omat työpisteet sekä yhteisiä työskentelyalueita ja lounge-ryhmiä, mutta myös...
...pienempiä keskittymistiloja rauhalliseen työskentelyyn sekä erikokoisia kokous- ja konferenssitiloja tilanteisiin, joissa työntekijät haluavat tai tarvitsevat suljetun tilan ympärilleen.
428,00 €
Ilman ALV
240,00 €
Ilman ALV
560,00 €
Ilman ALV
533,00 €
Ilman ALV
Tasapaino yhteistyön ja keskittymisen välillä
Avoimemmissa ja joustavammissa työympäristöissä korostuu erityisesti yksi asia: mahdollisuus vetäytyä.
– Jotta voimme tehdä yhteistyötä, myös yksityisyyden tarve on täytettävä. Muuten työntekijät alkavat vältellä työpaikkaa eivätkä ole paikalla yhteistyötä varten.
Käytännössä kyse on siitä, että työtehtävien välillä voidaan siirtyä nopeasti.
– Ajattele niin sanottua 30 sekunnin sääntöä. Siirtymisen toiseen työtilaan ja työn jatkamisen tulisi kestää enintään puoli minuuttia. Jos tila on kauempana, kynnys siirtyä kasvaa – ja toivotut toimintatavat jäävät toteutumatta. Tässä toimiston käytettävyys testataan arjessa.
Käytännössä kyse on siitä, että työtehtävien välillä voidaan siirtyä nopeasti.
– Ajattele niin sanottua 30 sekunnin sääntöä. Siirtymisen toiseen työtilaan ja työn jatkamisen tulisi kestää enintään puoli minuuttia. Jos tila on kauempana, kynnys siirtyä kasvaa – ja toivotut toimintatavat jäävät toteutumatta. Tässä toimiston käytettävyys testataan arjessa.
Vaihtoehtoisen työskentelyalueen äärelle siirtymisen tulisi olla sekä helppoa että nopeaa. Työasennon vaihtaminen on lisäksi erinomainen tapa vilkastuttaa verenkiertoa ja saada lisää energiaa.
Castellumin Framtidens arbetsliv 2024 -raportin mukaan peräti 81 prosenttia pitää toimistoympäristöä tärkeänä hakiessaan uutta työpaikkaa. Siksi hyvin suunnitellun työympäristön merkitystä ei kannata aliarvioida. Myös erityistä keskittymistä vaativa työ on voitava tehdä työpaikalla – ja silloin työpaikan on oltava suunniteltu niin, että se on mahdollista.
Monilla työpaikoilla kuulee tutun lauseen: “Huomenna tarvitsen keskittymisrauhaa, joten teen töitä kotoa.”
– Se on selvä merkki siitä, ettei työympäristö vastaa kaikkiin tarpeisiin. Ja se on ongelmallista, erityisesti niille, joilla ei ole kotona hyvää työskentely-ympäristöä. Toimiston tulisi siksi tukea sekä yhteistyötä että häiriötöntä keskittymistä. Muuten työntekijät hakeutuvat muualle silloin, kun työ vaatii rauhaa.
Aram Seddighin mukaan perusta on yksinkertainen:
– Mitoita tilatarve oikein, luo riittävästi erilaisia työympäristöjä organisaation tarpeiden mukaan ja kehitä työpaikan käytettävyyttä aktiivisesti. Näin luot edellytykset sekä suorituskyvylle että palautumiselle.
