Ilman ALV
Nopeat ja varmat toimitukset7 vuoden takuu30 päivän palautusoikeusYrityslaskutusSuunnittelupalveluKalusteet kaikkiin työtiloihin
010 32 888 50info@ajtuotteet.fi
 
Työympäristö

Toimiston piilevät kustannukset – kun säästö hankinnassa maksaa arjessa

Uusien kalusteiden hinta näkyy tarjouksessa. Meluun, keskeytyksiin ja tavaroiden etsimiseen kuluva aika ei. Silti myös nämä arjen ongelmat voivat tulla yritykselle kalliiksi.
Toimiston piilevät kustannukset – kun säästö hankinnassa maksaa arjessa
Epämukava työtuoli tai työpöytä, jota ei saa sopivalle korkeudelle, voi tuntua pieneltä harmilta. Samoin puheensorina silloin, kun pitäisi keskittyä, tai työväline, jota joutuu etsimään yhä uudelleen. Kun ongelmat toistuvat päivittäin, ne voivat heikentää työn sujuvuutta ja henkilöstön hyvinvointia.

AJ:n tuotepäällikkö Elisabet Nilsson kannustaa yrityksiä katsomaan hankintahintaa pidemmälle. Olennaista on myös se, miten työympäristö tukee työn tekemistä päivästä toiseen. 
Kalusteiden ja työvälineiden hinnat on helppo kirjata budjettiin ja vertailla. Vaikeampaa on arvioida, mitä jatkuvat keskeytykset, turhat liikkeet tai kuormittavat työasennot maksavat.

Kustannukset eivät välttämättä näy yhtenä laskuna. Ne voivat näkyä siinä, että tehtävät vievät odotettua enemmän aikaa, työt viivästyvät tai työntekijät väsyvät päivän mittaan. Jos ongelmat johtavat sairauspoissaoloihin, kustannuksia voi syntyä myös sijaisjärjestelyistä, perehdyttämisestä ja menetetystä työpanoksesta.
– Moni luultavasti vain hyväksyy, että ”näin asiat nyt ovat”. Aina ei välttämättä ajatella, että arjen pienillä ärsytyksenaiheilla on myös pitkäaikaisia seurauksia. Myös oikeiden materiaalien ja työvälineiden etsimiseen kuluu aikaa, ja huonosti sujuvat kokoukset maksavat yritykselle rahaa, Elisabet Nilsson sanoo.

Siksi hankintoja arvioitaessa kannattaa kysyä hinnan lisäksi: helpottaako ratkaisu työtä, ja sopiiko se työntekijöiden tarpeisiin?
Linköpingin yliopiston tutkijoiden vuonna 2021 julkaisemassa tutkimuksessa tarkasteltiin vähintään 30 päivää sairauslomalla olleita työntekijöitä, joilla oli tuki- ja liikuntaelinsairaus tai yleinen mielenterveyden häiriö. Esihenkilöiden arvioiden mukaan hieman yli puolet tutkitusta tuottavuuden menetyksestä syntyi ennen sairauslomaa ja sen jälkeen, kun työntekijät eivät terveysongelmien vuoksi pystyneet työskentelemään tavalliseen tapaan. Loput liittyivät siihen, etteivät sijaiset pystyneet tekemään työtä yhtä tehokkaasti kuin tehtävän vakituiset hoitajat.

Tulos havainnollistaa, miksi pelkkien poissaolopäivien seuraaminen ei anna koko kuvaa terveysongelmien vaikutuksista työhön. Työkykyä on tärkeää tukea myös ennen sairauslomaa ja töihin paluun jälkeen.
Edullinen hankinta voi olla hyvä valinta, jos se vastaa käyttötarvetta. Jos ratkaisu kuitenkin vaikeuttaa työtä tai jää pian käyttämättä, säästö voi jäädä lyhytaikaiseksi.

Sama koskee nykyistä työympäristöä. Uusien hankintojen lykkääminen voi näyttää säästöltä, vaikka arjen ongelmat jatkuisivat.
Elisabet Nilssonin mukaan yritysten kannattaakin tarkastella asiaa myös toisesta suunnasta: mitä maksaa, jos kaikki pidetään ennallaan?

Vastausta voi lähteä etsimään seuraamalla tavallista työpäivää. Missä työ keskeytyy? Mitä joudutaan etsimään? Millaiset tehtävät tai työasennot kuormittavat? Löytyykö keskittymistä vaativalle työlle sopiva paikka?

Näin huomio siirtyy yksittäisten kalusteiden hinnoista siihen, mitä työympäristössä kannattaa parantaa.
Toimivampi työympäristö ei aina edellytä koko toimiston uusimista. Ensimmäinen askel on selvittää, mitkä asiat hankaloittavat arkea ja millaiset muutokset auttaisivat eniten.

Työympäristön toimivuuteen vaikuttavat myös akustiikka, valaistus, tilojen käyttö ja työvälineiden saatavuus. Keskittymistä vaativa tehtävä tarvitsee erilaiset olosuhteet kuin yhteinen ideointi tai tauko.
– Aloita tarkastelemalla, miten työpaikka todellisuudessa toimii ja mitkä asiat häiritsevät tai aiheuttavat kitkaa arjessa. Keskustele työntekijöiden kanssa ja kokeile ensin yksinkertaisia toimenpiteitä. Parempi ergonomia, vähemmän häiriötekijöitä ja enemmän vaihtelua työpäivän aikana voivat vaikuttaa merkittävästi, hän sanoo.

Käytännössä alkuun voi päästä esimerkiksi säätämällä työpisteet käyttäjille sopiviksi, järjestämällä työvälineet lähelle niiden käyttöpaikkaa tai varaamalla rauhallisen tilan keskittymistä vaativaan työhön. Muutosten jälkeen kannattaa kysyä työntekijöiltä, mikä helpottui ja mitä pitäisi vielä korjata. Näin seuraavat hankinnat perustuvat todellisiin tarpeisiin.

Hyvän hankinnan arvo näkyy arjessa: siinä, että työ sujuu ja työntekijöiden on hyvä tehdä sitä.