Kalustus Höganäs Kakelin uuteen toimistoon – ennätysajassa

Ruotsalaisen Höganäs Kakel -yrityksen piti lyhyessä ajassa muuttaa tyhjä vuokratila mukavaksi ja tehokkaaksi toimistoympäristöksi. Oli kaksi vaihtoehtoa: Projekti voitaisiin toteuttaa yrityksen sisällä normaalin työn ohella tai antaa AJ:n projektipalvelun haltuun aina suunnittelusta muuttoon saakka. Höganäs Kakel valitsi projektin ulkoistamisen, ja AJ:n projektipalvelu toimitti kokonaisratkaisun, jossa yhdessätoista viikossa hoidettiin kaikki sisustuksen ideoinnista kalusteiden asennukseen.

Höganäs Kakel on korkealaatuisten laattojen jälleenmyyjä ja kuuluu Ricchetti Group -konserniin, joka on yksi Euroopan johtavista rakennuskeramiikan yrityksistä. Höganäs Kakelin piti siirtää toimistonsa kahdessa vaiheessa uusiin työtiloihin - ensin historiallisesta Ekebyssä sijaitsevista toimitiloista vuokratiloihin sekä pari vuotta myöhemmin uuteen, omaan kiinteistöön Helsingborgissa. Projekti sisälsi  haasteen: Kuinka rajoitetun budjetin avulla voidaan toteuttaa toimiva toimistoympäristö väliaikaisissa vuokratiloissa niin, että kalustus voidaan ottaa mukaan ja laajentaa omassa, vasta myöhemmin valmistuvassa kiinteistössä?

Tässä tilanteessa Höganäs Kakel kääntyi AJ:n puoleen. Höganäs Kakel toivoi apua sekä sisustuksen suunnittelemiseen että käytännön asioihin kuten kalusteiden asennukseen ja budjetointiin.

Tehtävä

Tyhjästä tilasta, jossa oli vain neljä seinää, tehtiin toimiva toimistoympäristö. Projektiin kuului kalusteet kaikkiin nykyaikaisen toimiston toimintoihin: yksittäisiin työpisteisiin, kokous- ja ryhmätiloihin, hyvän ensivaikutelman antavaan sisäänkäyntiin, yhteiseen taukotilaan sekä arkisto- ja kopiohuoneeeseen.

Vuokratiloissa päädyttiin avotoimistoratkaisuun. Aikaisemmin työntekijöillä oli omat työhuoneet.

Työn kulku

AJ:n projektimyyjä johti työtä ja aloitti projektin asiakkaan tarpeiden ja toivomusten kartoittamisella. Tähän tietoon perustuen sisustusarkkitehti otti esille ehdotuksia tilojen kokoonpanosta ja kalustevaihtoehdoista sekä lopulta sisustussuunnitelman 3D-piirroksena. Kun asiakas oli tyytyväinen – niin ehdotuksiin kuin kustannuksiin – tilattiin sisustuksen tuotteet sekä toimitettiin ja asennettiin ne paikoilleen aikataulun mukaisesti.

Aikaisemmin työntekijöillä oli omat työhuoneet, joista he pitivät paljon. Uusissa tiloissa oli vain muutamia seiniä, joten niihin tuli avoratkaisu.

Neljä haastetta ...

1. Aikataulu. Ehdotuksen tekemiseen, kalusteiden toimittamiseen ja asennukseen sekä sisustamiseen oli vain kolme kuukautta aikaa.
2. Tilasuunnitelma. Aikaisemmin työntekijöillä oli omat työhuoneet, joista he pitivät paljon. Uusissa tiloissa oli vain muutamia seiniä, joten niihin tuli avoratkaisu.
3. Budjetti. Vanhasta toimistosta ei otettu mitään uusiin tiloihin, joten budjettiin piti mahtua reilusti uusia kalusteita. Sen lisäksi, että kalusteiden tuli täyttää niin ergonomian kuin budjetin vaatimukset, niiden tuli lisäksi olla yhteenmukaiset Höganäs Kakelin muotokielen kanssa.
4. Kaksi vaihetta. Yritys olisi näissä vuokratuissa tiloissa vain pari vuotta, jonka jälkeen se muuttaisi omiin toimitiloihin toiselle alueelle Helsingborgissa. Kalusteiden piti siis olla sellaisia, että ne voisi ottaa mukaan. Niiden pitäisi siten sopia myös uuteen sisustukseen.

Työpisteet rauhoitettiin pöytäsermien ja tilanjakajien avulla.

... ja neljä ratkaisua

1. Yhtenäisen projektiryhmän ja keskusvaraston avulla saatiin nopeasti kaikki asiakkaan haluamat kalusteet. Tässä tilanteessa AJ:n normaali 3-5 arkipäivän toimitus varastolta oli olennainen.
2. Eri osastot (myynti, asiakaspalvelu, talous ym.) ryhmiteltiin lähekkäin avoimeen tilaan. Näin eri osastot olivat lähellä muita yrityksen toimintoja, mikä edesauttaa viestintää eri osastojen välillä. Ääntä vaimentavat pöytä- ja lattiasermit tuovat yksityisyyttä jokaiseen työpisteeseen ja edistävät siten työntekijöiden hyvinvointia.
3. AJ:n toimistokalustesarjoille ei ole ominaista vain korkea laatu ja toimiva muotoilu, vaan ne ovat myös hinnaltaan houkuttelevia. Tämä oli kokonaisuus, josta asiakas piti.
4. Tuotevalikoiman laajuus ja laatu helpottivat oikean tuotteen löytämistä niin muodon, värin kuin koon suhteen. Näin pystyttiin rakentamaan yhtenäinen ja pitkäaikainen sisustus, jota voidaan laajentaa ja kehittää myös myöhemmin.

Toimistotilojen sisustuksessa käytettiin kalusteita Modulus -sarjastamme. Näin kalustusta voidaan täydentää ja muunnella tulevaisuudessa.

Lisääntynyt joukkuehenki

Pienemmät työhuoneet muutettiin ryhmähuoneiksi. Näin työntekijät voivat tarvittaessa soittaa puheluita, pitää videokokouksia ja tehdä yhteistyötä ryhmissä häiritsemättä muita.

Sen lisäksi, että työntekijöillä ei ollut enää omia huoneita, taukotilan sisustus oli suurin muutos työtiloissa. Aiemmin työntekijät istuivat pienemmissä pöydissä lähimpien työtovereidensa kanssa. Ehdotimme uuden avoratkaisun tueksi yhtä pitkää ruokailupöytää, jossa on tilaa kaikille työntekijöille. Näin yhteisöllisyys lisääntyy.

Pitkän ruokailupöydän äärellä on mukava jutella työkavereiden kanssa. Ryhmätiloissa on sama väritys kuin muualla.

Tuloksena onnistunut projekti

Projekti hoidettiin onnistuneesti alusta loppuun, koska ymmärrettiin asiakasyrityksen haasteet, esitettiin toimiva ratkaisu sekä pystyttiin toimittamaan kalusteet nopeasti - käytettävissä olevan ajan ja budjetin rajoissa. Uusien tilojen olosuhteet pystyttiin hyödyntämään hyvin: rakennettiin toimiva avotoimisto, jossa myös henkilöstön tarpeet yksityisyydelle pystyttiin ottamaan huomioon. Lisäksi vastattiin johdon toiveeseen lisätä vuoropuhelua osastojen välillä, jotta päätöksenteko olisi jatkossa nopeampaa ja työskentelytapa tehokkaampi.

Työntekijät vaikuttivat tyytyväisiltä sekä sisustukseen että tuotteiden laatuun. Toimisto on sisustettu nykyaikaisesti, ja on yhdenmukainen Höganäs Kakelin asiakas- ja markkinointiviestinnän kanssa. Kalustusta voidaan myös helposti siirtää seuraaviin tiloihin ja laajentaa, kun uudet tilat ovat valmiit.